Seit Juni diesen Jahres (2014) arbeiten wir vom Kölner WordPress Meetup daran das WordCamp nächstes Jahr nach Köln zu hohlen. Angefangen hat es damit, das wir auf dem WordCamp Hamburg gefragt wurden, ob wir das nächstes Jahr in Köln organisieren können.
Nachdem wir uns das nochmal alle durch den Kopf haben gehen lassen, hat sich ein Team von ca. 10 Personen gefunden, dass das WordCamp 2015 in Köln organisieren möchte.
Ich habe mich bereiterklärt den Posten als Lead Organizer (Teamleiter) zu übernehmen und habe daher als erstes unsere Bewerbung bei der WordPress Foundation in San Francisco eingeworfen. Nach einem Skype Interview mit Andrea Middleton wurden wir dann offiziell als Orga Team für das WordCamp Cologne MMXV bestellt.
Was es so alles bei einem WordCamp zu organisieren gibt findet sich auf plan.wordcamp.org.
Nachdem wir nun bestellt waren konnten wir loslegen und Aufgaben verteilen und haben Regelmeetings vereinbart (1x monatlich AFK und 1x monatlich via Skype). Es galt nun als erstes ein Budget aufzustellen und eine Location zu finden und zu buchen.
Die Location-Suche in Köln war nicht einfach, es gibt nicht so viele geeignete Veranstaltungsorte mit einem Saal für 300 Personen und zwei weiteren für je 100 Personen. Ausserdem sollte es möglichst Preisgünstig sein, da ein WordCamp je Teilnehmer und Tag nicht mehr als $20 kosten sollte, damit es für jeden erschwinglich ist.
Nach langer Suche und vielen Gesprächen, Emails und Telefonaten konnten wir den AStA der Uni-Köln und die Uni-Köln mit dem Hörsaalgebäude als Veranstaltungsort gewinnen. Da uns der AStA als Mitveranstalter unterstützt kommen wir in den Genuss der sehr günstigen internen Verrechnungssätze der Uni.
Bevor wir aber die Uni endgültig buchen konnten musste noch die Budget-Planung stehen und von der WordPress Foundation genehmigt werden. Wir haben dazu die Budget-Planung von WordCamp Hamburg übernommen und an unsere Bedürfnisse angepasst. Dieses wurde uns dann auch freigegeben, so das wir in der Woche vor Weihnachten endlich die Uni buchen konnten.
Parallel dazu wurde ein Design/Logo für das WordCamp erarbeitet, Sponsoring Pakete zusammengestellt, sowie die WebSite vorbereitet, so das wir am Heiligabend unser WordCamp Cologne MMXV endlich offiziell ankündigen konnten.
Dies alles war nur durch die gemeinsame Teamarbeit möglich, vielen Dank hierfür an meine MitstreiterInnen.
Als nächstes steht für uns nun die Suche nach Sponsoren und Speakern (Call for Papers) an, ausserdem muss das Catering ausgewählt und der Ticket Verkauf vorbereitet werden. Wir haben bis zum WordCamp Cologne MMXV vom 6. – 7. Juni 2015 noch einiges zu tun.